Korzyści i zagrożenia związane z obsługą informatyczną firm

Tradycyjnie, outsourcing IT był rozliczany na podstawie czasu i materiałów lub stałej ceny. Wraz z ewolucją usług outsourcingowych od podstawowych wymagań do złożonych partnerstw, podejścia do umów uległy zmianie i obejmują usługi zarządzane oraz porozumienia oparte na wynikach. Modele czasowo-materiałowe są nadal powszechne w przypadku długoterminowych kontraktów na rozwój aplikacji i są odpowiednie w sytuacjach, w których zakres jest trudny do oszacowania lub potrzeby szybko się zmieniają.

Koszty

Kiedy firmy rozważają outsourcing IT, muszą zrozumieć ukryte koszty. Jednak dostawcy usług mają niewielką motywację do ujawniania tych kosztów. Doświadczeni liderzy IT rozumieją potencjalne ukryte koszty i wiedzą, że trzeba je zidentyfikować. Ponadto wiele firm korzysta obecnie z rozwiązań chmurowych i wszystkiego jako usługi, a także przyjmuje nowe sposoby pracy.

Średni koszt zatrudnienia dwóch pracowników IT wynosi około 150 000 do 200 000 dolarów rocznie, a to nie obejmuje urlopu wypoczynkowego, ubezpieczenia i innych wydatków pracowniczych. Kwota ta rośnie wraz z rozwojem firmy. Na przykład, biuro zatrudniające 75 pracowników wymagałoby dodatkowego technika Tier 1 help desk, co zwiększyłoby koszty ogólne firmy. Ponadto, pensje nie obejmują dodatkowych wydatków, takich jak szkolenia i wymiana sprzętu. Wreszcie, firmy muszą również zaplanować budżet na nagłe potrzeby IT, co może zwiększyć te koszty.

Outsourcing operacji informatycznych może pomóc w obniżeniu kosztów operacyjnych. Na przykład IBM pomógł niedawno firmie świadczącej usługi w zakresie ubezpieczeń zdrowotnych obniżyć koszty przetwarzania roszczeń poprzez outsourcing operacji na danych. Rozwiązanie IBM pomogło NASCO obniżyć koszty przetwarzania roszczeń z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych. Outsourcing nie jest jednak odpowiedni dla każdej firmy.

Zatrudnienie nowego programisty kosztuje średnio około 3 400 dolarów miesięcznie. Zatrudnienie starszego programisty może kosztować nawet 6 400 dolarów miesięcznie. To nie jest mała kwota. Ale może się szybko zsumować. Niezależnie od wielkości Twojego zespołu, koszty zatrudnienia nowych talentów są znaczące.

Zatrudnianie wewnętrznych specjalistów IT również wymaga dodatkowych wydatków. Oprócz wynagrodzeń, firmy muszą zapłacić za rekrutację, szkolenia i certyfikaty dla swoich pracowników. Ponadto pracownicy ci wymagają również dodatkowej przestrzeni biurowej i innych udogodnień, więc muszą być odpowiednio opłacani.

Okres przejściowy

W okresie przejściowym kluczowi interesariusze firmy muszą być na bieżąco informowani o zmianach. Najbardziej płynne przejścia to te, w których istnieje pełna przejrzystość i otwartość między stronami. Faza przejściowa musi obejmować szczegółowe planowanie, które obejmuje zarządzanie ludźmi, procesami, technologią i infrastrukturą. W tym okresie ważne jest również dobre zarządzanie i przyjęcie najlepszych praktyk.

Jednym z głównych aspektów planu przejścia jest ustanowienie linii bazowych poziomu usług. Te wzorce definiują, czym jest dobra usługa i muszą być poparte metrykami. Muszą one być mierzone i przestrzegane podczas i po przejściu. Proces przejścia powinien również obejmować jasną komunikację pomiędzy outsourcerem a firmą.

Ważne jest również ustanowienie planu ciągłości działania, aby uniknąć przerw w świadczeniu usług z powodu katastrof lub przestojów. Zarówno dostawca, jak i klient będą musieli przedstawić plany odzyskiwania danych po awarii. Nowy sprzedawca będzie musiał przejrzeć te plany z klientem. Oprócz planu ciągłości działania, nowy dostawca będzie musiał dostarczyć plan odzyskiwania danych po awarii. Ważne jest, aby plan odzyskiwania danych po awarii został zweryfikowany przez specjalistów.

Kolejnym ważnym aspektem procesu transformacji jest utrzymanie istniejącego zespołu. Zespół ten będzie najlepiej znał aktualne środowisko IT firmy. Jeśli nowy zespół będzie współpracował z istniejącym zespołem, ten ostatni musi dzielić się informacjami na temat operacji, procesów biznesowych, aplikacji, architektury i konfiguracji, a także narzędzi. Przejścia, które angażują obecny zespół, muszą być dokładnie przemyślane.

Outsourcing jest kosztowny, dlatego należy wziąć pod uwagę koszty okresu przejściowego. Istnieje wiele ukrytych kosztów, które mogą dokonać spustoszenia w budżecie firmy. Koszty te nie są bezpośrednio związane z kontraktem, ale są dość ciężkie i często nieprzewidziane.

Outsourcing oparty na projekcie

Dla firm, które nie posiadają wewnętrznej wiedzy specjalistycznej do zarządzania dużym projektem, najlepszym rozwiązaniem jest model outsourcingu IT oparty na projektach. Proces ten polega na przekazaniu zarządzania projektem zespołowi outsourcingowemu, dzięki czemu firma może skupić się na swojej podstawowej działalności. Korzyści płynące z tego modelu to dostęp do najlepszych talentów, skalowalność, elastyczność i zwiększona szybkość wprowadzania innowacji. Ponadto, outsourcing IT oparty na projektach nie wiąże się z ryzykiem związanym z rekrutacją i zarządzaniem.

Kolejną korzyścią jest to, że firmy oparte na projektach są lepsze w przewidywaniu potrzeb klientów i dostarczaniu niestandardowych rozwiązań. Zamiast po prostu odsprzedawać produkt lub usługę, firmy te tworzą rozwiązanie, które spełnia potrzeby klientów. Firmy te często posiadają zastrzeżoną własność intelektualną, co pozwala im lepiej przewidywać potrzeby rynku i dostarczać funkcje, które usprawniają przebieg pracy.

Kolejną zaletą projektowej obsługi IT dla firm jest opłacalność usługi. Pomimo wysokiej ceny zatrudnienia dodatkowych członków zespołu, usługi outsourcingowe są bardziej opłacalnym sposobem na zwiększenie wysiłków istniejącego zespołu. Co więcej, dostawcy tych usług znajdują się w pobliżu Twojej firmy, co ułatwia komunikację między zespołami.

Projektowa obsługa informatyczna firm różni się od tradycyjnego outsourcingu tym, że nakłada największą odpowiedzialność na dostawcę usług outsourcingowych. Firma outsourcingowa jest właścicielem całego cyklu życia projektu, od definicji do wdrożenia. Kładzie też największy nacisk na określenie specyfikacji projektu i ograniczenie zaangażowania firmy.

Projektowa obsługa informatyczna firm to doskonałe rozwiązanie dla firm, które wymagają szybkiej integracji inżynierów oprogramowania. Oprócz zapewnienia elastyczności w procesie zatrudniania, model ten może również pomóc firmom w poprawie ich wydajności i skuteczności. Pozwala firmom zmniejszyć koszty, zapewniając jednocześnie, że odpowiednie osoby są zatrudnione do pracy.

Zwiększenie personelu

Staff augmentation to dobra opcja dla firm, które nie potrzebują pełnoetatowego pracownika do danego projektu. Pozwala na elastyczność w zatrudnianiu pracowników i zmniejsza koszty. Ponieważ firma płaci specjaliście tylko za godziny jego pracy, często taniej jest skorzystać z tego typu usługi niż zatrudnić pracownika bezpośrednio. Model ten ma jednak pewne wady. Po pierwsze, nie zawsze jest idealny dla projektów długoterminowych. Po drugie, powiększony personel często wymaga szkolenia, aby zapoznać się z kulturą i strukturą firmy.

Inną korzyścią z rozszerzenia personelu jest to, że pozwala firmom dodać więcej wykwalifikowanych specjalistów do istniejącego zespołu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm, które zmagają się z wahaniami wymagań lub niespodziewanym obciążeniem pracą. Pozwala to również firmom na realizację projektów o różnej złożoności. Ale jak znaleźć wykwalifikowanych pracowników? Proces ten może być skomplikowany i trudny. Pomocne może być zlecenie prac informatycznych dostawcom IT staff augmentation, którzy pomogą Ci znaleźć odpowiednie talenty szybko i skutecznie.

Dedykowany zespół programistów będzie pracował w ścisłym partnerstwie z klientem. Ta bliska relacja pozwoli programiście lepiej zrozumieć potrzeby i wyzwania firmy. Z drugiej strony, zdalny zespół może nie być tak dobrze zaznajomiony z kulturą firmy. Ponadto, powiększony personel będzie potrzebował szkolenia i nadzoru.

Oprócz tych korzyści, usługi augmentacji personelu mogą również pomóc w obniżeniu kosztów operacyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, usługa pozyskiwania pracowników pozwoli Ci zaoszczędzić więcej pieniędzy niż zatrudnianie pracowników wewnętrznych. Usługa ta zmniejsza ilość pieniędzy, które wydajesz na świadczenia pracownicze i utrzymanie biura. Inną zaletą rozszerzenia personelu jest to, że personel nie jest przywiązany do konkretnej strefy czasowej.

Ryzyko

Outsourcing IT ma wiele zalet, ale stwarza też szereg zagrożeń dla firm. Jednym z największych zagrożeń jest naruszenie danych. Sprzedawca może nie chronić danych odpowiednio, co może spowodować, że firma staje się odpowiedzialna za naruszenie. Innym częstym ryzykiem jest utrata własności intelektualnej. Sprzedawca może również nie być w stanie świadczyć usług, jeśli katastrofa uderza.

Ponadto, brak kontroli nad systemem informatycznym może stanowić ryzyko. Firmy muszą starannie wybierać i weryfikować zewnętrznych dostawców usług. Muszą oni posiadać wiedzę na temat IT oraz doświadczenie i możliwości świadczenia usług wymaganych przez firmę. Dodatkowo, firmy mogą nie mieć bezpośredniej kontroli nad oprogramowaniem lub centrum danych, co może uczynić projekt ryzykownym.

Inne zagrożenia to brak komunikacji. Bariera językowa, różnice kulturowe i niemożność odbycia spotkań twarzą w twarz mogą prowadzić do problemów. Problemy te mogą wypaczyć projekt outsourcingu IT. Brak komunikacji może również prowadzić do nieporozumień i nieuzasadnionych oczekiwań. Aby zminimalizować to ryzyko, firmy powinny sprawdzić znajomość języka angielskiego swojego zespołu outsourcingowego i częściej organizować spotkania twarzą w twarz. Jeśli nie jest to możliwe, firmy powinny stosować spotkania wideo.

Słaba jakość produktu jest kolejnym poważnym ryzykiem przy outsourcingu. Niektóre firmy będą ścinać zakręty podczas zlecania na zewnątrz prac nad rozwojem oprogramowania w celu obniżenia kosztów. Może to skutkować śmieciami w kodzie lub innymi problemami, które wpływają na jakość pracy. Trudno jest również zmienić firmę outsourcingową na inną, jeśli firma stała się od niej zależna.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]